Описание порядка рассмотрения обращений граждан, организаций, общественных объединений

 

Организация работы с письменными и устными обращениями граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов, органов местного самоуправления (далее – обращения) в Управлении ЗАГС Республики Адыгея (далее – Управление) и его структурных подразделениях, осуществляющих свою деятельность на территории соответствующего города, района Республики Адыгея (далее – отделы ЗАГС) осуществляется в соответствии с требованиями  Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

 

Круг заявителей

 

Заявителями являются:

-          граждане Российской Федерации;

-          иностранные граждане;

-          лица без гражданства;

-          организации и учреждения.

         От имени заявителя могут выступать физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

Требования к информированию
о
порядке рассмотрения обращений граждан

 

          Информацию об условиях и порядке рассмотрения обращений можно получить в Управлении и  отделах ЗАГС по телефону, посредством почтовой и электронной связи, и при личном обращении.

         Также вышеуказанная информация размещена на официальном интернет-сайте исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея (adygheya.ru) и официальном сайте Управления (zags-ra.ru).

          Рассмотрение обращений осуществляется должностными лицами Управления и отделов ЗАГС (далее – должностные лица) в пределах их компетенций, предусмотренных Положением об Управлении записи актов гражданского состояния Республики Адыгея, утвержденным постановлением Кабинета Министров Республики Адыгея от 11 декабря 2006 г. № 170 (Собрание законодательства Республики Адыгея, 2006, № 12; 2009, № 4, 11; 2011, № 6, 8),  и положениями об отделах ЗАГС, утвержденными начальником Управления и должностными регламентами.

         Информирование по вопросам получения ответов на поступающие обращения осуществляется должностными лицами с использованием средств:

-          телефонной связи;

-          почтовой связи;

-          электронной связи;

-          факсимильной связи.

         При ответах на телефонные и личные обращения должностное лицо подробно и в вежливой (корректной) форме информирует заявителя по существу поставленного вопроса.

         Если должностное лицо не может дать ответ самостоятельно, либо подготовка ответа требует продолжительного времени, оно обязано выбрать один из вариантов действий:

-          предложить заявителю изложить суть обращения в письменной форме;

-          назначить другое удобное для заявителя время для консультации;

-          дать консультацию по контактному телефону, указанному заявителем.

Письменные разъяснения даются при наличии письменного обращения заявителя. Должностное лицо готовит разъяснения в пределах своей компетенции.

 

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами
для рассмотрения обращения

 

При личном обращении заявитель предъявляет:

-          документ, удостоверяющий личность заявителя;

-          документ, подтверждающий полномочия заявителя;

-          документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя.

 

Права гражданина при рассмотрении обращения

 

При рассмотрении обращения должностным лицом гражданин имеет право:

 ­– представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

          – знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

–  получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

– обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

– обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

 

Требования к письменному обращению

 

         Письменное обращение заявителя составляется в произвольной форме рукописным или машинописным способом и в обязательном порядке должно содержать:

-          наименование Управления или отдела ЗАГС, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

-          фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя, при обращении физического лица;

-          наименование государственного органа, фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, при обращении юридического лица;

-          почтовый адрес заявителя, если ответ должен быть направлен в письменной форме;

-          адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа;

-          суть обращения;

-          личную подпись заявителя;

-          дату составления обращения.

         Заявитель вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронном виде либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

         Документы и материалы, прилагаемые к обращению в виде электронных документов, должны быть отсканированы в общедоступном графическом формате (pdf, gif, tif, rtf, jpg, jpeg).

 

Результат рассмотрения обращения

 

Результатом рассмотрения обращения является:

-     разрешение по существу всех поставленных в обращении заявителя вопросов;

-     принятие необходимых мер для решения указанных в обращении вопросов;

-     предоставление заявителю ответа в устной или письменной форме по существу поставленных в обращении вопросов;

-     направление обращения заявителя в другой орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения;

-     отказ по существу обращения.

         Ответ на обращение или отказ по существу обращения заявителя предоставляется заявителю в письменной или устной форме, или в форме электронного документа.

         В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия направившего обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

 

Срок рассмотрения обращения

 

         Ответ при личном обращении или обращении по телефону предоставляется заявителю в день обращения.

         При письменном обращении, в том числе с использованием средств электронной связи, ответ на обращение направляется заявителю в течение                             30 календарных дней со дня регистрации письменного обращения.

         В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу или отдел ЗАГС, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения обращения.

         Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимают начальник Управления, руководитель отдела ЗАГС после получения от должностного лица информации о необходимости продления срока рассмотрения обращения с указанием причин его продления.

         Заявителю направляется сообщение о продлении срока рассмотрения его обращения. Если контроль за рассмотрением обращения установлен государственным органом, то продление срока рассмотрения обращения необходимо согласовать с указанным органом.

         Обращения организаций с указанием конкретной даты исполняются в указанный срок.

Обращения организаций, имеющие в тексте пометку:

-          «срочно» – исполняются в течение 3 дней;

-          «оперативно» – в течение 10 дней.

         В случае, если заявитель в одном обращении ставит ряд вопросов, разрешение которых находится в компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляются в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

 

Порядок рассмотрения отдельных обращений

 

         В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

         При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи – обращение может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов, заявителю направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом.

         При невозможности прочтения текста – ответ на обращение не дается, оно не подлежит направлению на рассмотрение по компетенции, о чем сообщается гражданину, если его фамилия и адрес поддаются прочтению.

         В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства – может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Управление, отдел ЗАГС. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

         В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, имеющих конфиденциальный характер либо составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

 

Личный прием заявителей

 

                         Личный прием заявителя проводится начальником Управления и руководителем отдела ЗАГС либо должностным лицом в пределах его компетенции.

         При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

         Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

         В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления и отдела ЗАГС, заявителю дается разъяснение, куда ему следует обратиться.

         В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

 

Предоставление ответа на обращение

 

Ответы на обращение заявителя оформляются на бланках Управления и отдела ЗАГС в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Управлении и отделе ЗАГС.

Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться). Если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена.

К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к обращению. Если в обращении не содержится просьба об их возврате, они остаются в материалах дела Управления и отдела ЗАГС.

 

Контроль за полнотой и качеством подготовки
ответов на обращения

 

Контроль за полнотой и качеством подготовки ответов на обращения включает в себя проведение проверок деятельности должностного лица, выявление и устранение нарушений прав заявителя, рассмотрение, принятие решений по обращениям, содержащим жалобы на решения, действие (бездействие) должностного лица.

         Должностные лица за ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей, установленных должностными регламентами, законодательством Российской Федерации, несут персональную ответственность в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004                № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации», Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ                       «О противодействии коррупции», Законом Республики Адыгея от 4 августа 2005  № 352 «О государственной гражданской службе Республики Адыгея».

         Должностное лицо обеспечивает учет и анализ количества, а также характер рассмотренных обращений и  принятых по ним решений.

Справочную информацию по вопросам получения ответа на обращение и о ходе рассмотрения  обращения осуществляют должностные лица при личном обращении заявителя или по телефонам по следующим вопросам:

         – о должностных лицах, кому поручено рассмотрение обращения;

         – о ходе рассмотрения обращения.